KI-Beratung und Automatisierung für den Mittelstand
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Informationen intelligent verarbeiten und Teams spürbar entlasten.
Erstgespräch buchen
Aus einem Kundenprojekt, anonymisiert
Ein großer Teil der Arbeitszeit im Büro besteht aus Übertragen: Rechnungen aus dem Postfach in die Buchhaltung, Bestellungen aus der Mail in die Warenwirtschaft, Daten aus der Auftragsbestätigung in die Planung. Jeder dieser Handgriffe ist einfach. In der Summe binden sie qualifizierte Mitarbeiter über Stunden.
Automatisierung nimmt diese Handgriffe ab. Regelbasiert, wo der Ablauf eindeutig ist. Mit KI, wo Dokumente gelesen, Anfragen eingeordnet oder Texte formuliert werden müssen. Ein KI-Agent liest die eingehende Rechnung, prüft sie gegen Bestellung und Wareneingang und legt sie zur Freigabe vor. Der Mensch entscheidet, die Maschine bereitet vor.
Wir setzen KI dort ein, wo sie zählt, und nicht als Vorführung. Vor jeder Automatisierung erheben wir, was der Ablauf heute kostet, und messen nach dem Projekt, was er noch kostet. Das ist die Grundlage, auf der wir rechnen.
Rechnungseingang
Eingangsrechnungen werden erkannt, ausgelesen, gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und zur Freigabe vorgelegt. Buchung und Zahlungsfreigabe folgen dem bestehenden Ablauf.
Angebotserstellung
Aus Anfrage, Stückliste oder Aufmaß entsteht der Angebotsentwurf mit Preisen aus Ihrer Kalkulation. Der Vertrieb prüft und versendet, statt zu tippen. Die Angebotsdurchlaufzeit sinkt spürbar.
Auftragsabwicklung
Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung entstehen aus dem Auftrag, ohne Doppelerfassung. Änderungen laufen durch alle Belege.
Nachfassen und Mahnwesen
Offene Angebote und offene Posten werden in definierten Abständen nachgefasst. Der Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto läuft automatisch.
KI-Agenten für Posteingang und Anfragen
Eingehende Mails werden erkannt, dem richtigen Vorgang zugeordnet und mit einem Antwortvorschlag versehen. Der Innendienst prüft, statt zu suchen.
Wissensassistent
Ein Assistent, der Ihre eigenen Dokumente kennt: Verträge, Zeichnungen, Arbeitsanweisungen. Antworten mit Quellenangabe, ohne dass Daten das Haus verlassen.
- Eingangsrechnungen mit Bestellbezug und Wareneingang automatisch abgleichen
- Angebote aus Anfragen erzeugen und die Angebotsdurchlaufzeit von Tagen auf Stunden bringen
- Auftragsbestätigungen des Lieferanten gegen die eigene Bestellung prüfen
- Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand automatisch vorbereiten
- Bewerbungen, Serviceanfragen oder Reklamationen einordnen und weiterleiten
- Zeiterfassungsdaten monatlich prüfen und an die Lohnbuchhaltung übergeben
Wo gehen unsere Daten hin, wenn KI im Spiel ist?
Das legen wir vorher fest. Modelle lassen sich in der EU betreiben oder auf eigener Infrastruktur, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Kundendaten auf Servern außerhalb der EU sind bei uns nicht vorgesehen.
Wie sicher ist eine KI, die Rechnungen liest?
Sie liest und schlägt vor, sie bucht nicht allein. Jede Freigabe bleibt bei einem Menschen, und jede Abweichung gegenüber Bestellung oder Wareneingang wird markiert. Mit der Zeit sinkt der Prüfaufwand, die Kontrolle bleibt.
Lohnt sich das auch für einen kleineren Betrieb?
Ja. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern wie oft ein Ablauf wiederkehrt. Ein Betrieb mit wenigen Mitarbeitern und vielen Belegen gewinnt oft mehr als ein großer mit wenigen.
Kundenportale
Angebote, Rechnungen, Lieferstatus und Reklamationen zentral einsehen.
02Interne Tools
Projektsteuerung, Team-Apps und Bestandsverwaltung, genau auf Ihre Prozesse zugeschnitten.
03Dashboards & Auswertungen
Umsatz, Projektstatus und Auslastung in Echtzeit im Blick, für fundierte Entscheidungen.
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