Jeder Anruf wird angenommen. Auch wenn Sie gerade auf der Baustelle, beim Kunden oder im Gespräch sind.
Der KI-Telefonassistent der vdw GmbH geht für Handwerk und Mittelstand ans Telefon: Er nimmt Termine an, hält Rückrufwünsche fest, erfasst Aufträge und übergibt an Sie, wenn ein Mensch gefragt ist. Nach jedem Gespräch liegt die Zusammenfassung bei Ihnen.
Kostenloses Erstgespräch- Kein verpasster Anruf mehr, auch außerhalb der Geschäftszeiten
- Termine, Rückrufe und Aufträge vollständig erfasst, statt auf Zetteln
- Übergabe an einen Menschen, sobald es nötig ist
- Eine Zusammenfassung je Anruf per E-Mail oder direkt in Ihr CRM
- Betrieb in der EU, Auftragsverarbeitung inklusive
Fünf Schritte, vom Klingeln bis zur Zusammenfassung.
Der Assistent arbeitet nach den Regeln, die Sie mit uns festlegen: welche Anliegen er selbst erledigt, wann er weiterleitet und welche Angaben er je Fall braucht.
Der Anruf kommt an
Der Assistent meldet sich mit dem Namen Ihres Betriebs, in ruhigem Ton und ohne Warteschleife. Der Anrufer merkt sofort, dass er hier richtig ist, und sagt, worum es geht.
Er versteht das Anliegen
Ob Termin, Rückruf, Auftrag oder Frage nach den Öffnungszeiten: Der Assistent hört zu, fragt nach, was fehlt, und wiederholt die wichtigen Angaben, damit nichts verdreht wird. Name, Rückrufnummer, Adresse, Anliegen und Wunschzeit sind am Ende vollständig.
Er erledigt, was er erledigen darf
Einen Termin trägt er in Ihren Kalender ein, einen Rückrufwunsch nimmt er mit Zeitfenster auf, einen Auftrag erfasst er mit allen Angaben, die Sie dafür brauchen. Was er tun darf, legen Sie fest.
Bei Bedarf übergibt er an einen Menschen
Wird es dringend, komplex oder möchte der Anrufer ausdrücklich eine Person sprechen, leitet der Assistent an Sie oder ein Teammitglied weiter. Ist niemand erreichbar, kündigt er den Rückruf an und hält ihn fest.
Sie bekommen die Zusammenfassung
Direkt nach dem Gespräch liegt eine kurze, lesbare Zusammenfassung in Ihrem Postfach oder in Ihrem CRM: wer angerufen hat, was gewünscht wird, was vereinbart wurde und was noch offen ist.
Was der Assistent kann. Und was er bewusst nicht tut.
Was der Assistent kann
- Termine annehmen und in Ihren Kalender eintragen, mit Prüfung freier Zeiten
- Rückrufwünsche mit Name, Nummer, Anliegen und passendem Zeitfenster aufnehmen
- Aufträge und Störungsmeldungen strukturiert erfassen, auch mit Adresse und Objekt
- Wiederkehrende Fragen beantworten: Öffnungszeiten, Anfahrt, Zuständigkeiten, Unterlagen
- Anrufe an die richtige Person weiterleiten, wenn sie erreichbar ist
- Jeden Anruf als Zusammenfassung per E-Mail oder in Ihr CRM übergeben
- Rund um die Uhr erreichbar sein, auch am Wochenende und in der Mittagspause
Was er nicht tut
Keine Zusagen zu Preisen
Der Assistent nennt keine Preise und macht keine Angebote. Er nimmt die Anfrage auf, Sie kalkulieren.
Keine Rechtsberatung
Fragen zu Gewährleistung, Verträgen oder Haftung gibt er an Sie weiter, statt selbst zu antworten.
Keine Notfallannahme
Für Gefahr für Leib, Leben oder Eigentum verweist er klar auf die Notrufnummern oder Ihren Notdienst. Er ersetzt keine Notrufzentrale.
Keine Entscheidungen in Ihrem Namen
Was einer Freigabe bedarf, bleibt bei Ihnen. Der Assistent sammelt die Angaben und meldet sich mit der Zusammenfassung.
Bewährte Bausteine, in der EU betrieben.
Die Telefonie läuft über Twilio Inc., einen der weltweit größten Anbieter für programmierbare Telefonie. Die Verarbeitung der Anrufe findet nach unserer Konfiguration in der EU statt. Darauf setzt eine Sprach-KI auf Basis großer Sprachmodelle: Sie versteht gesprochene Sprache, führt das Gespräch nach Ihren Regeln und antwortet mit natürlicher Stimme. Kalender, E-Mail und CRM binden wir über deren Schnittstellen an, damit Termine und Zusammenfassungen dort landen, wo Sie ohnehin arbeiten.
Für den Betrieb schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO und legen mit Ihnen fest, welche Angaben der Assistent erfassen darf und wie lange sie gespeichert bleiben. Eine Aufzeichnung des Gesprächs findet nur statt, wenn der Anrufer zu Beginn darauf hingewiesen wird und einwilligt; ohne Einwilligung entsteht nur die schriftliche Zusammenfassung. Alles Weitere steht in unserer Datenschutzerklärung.
Was Betriebe vor dem Start wissen wollen.
Automatisierung und KI-Agenten KI-Workshop im UnternehmenWas kostet der KI-Telefonassistent?
Eine einmalige Einrichtung und danach eine monatliche Pauschale, die sich nach der Zahl Ihrer Anrufe richtet. Die Beträge nennen wir Ihnen im kostenlosen Erstgespräch, in dem wir auch klären, wie viele Anrufe bei Ihnen eingehen und was der Assistent übernehmen soll.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist so gewollt. Der Assistent stellt sich zu Beginn als digitaler Assistent Ihres Betriebs vor. Erfahrungsgemäß ist Anrufern wichtiger, dass ihr Anliegen aufgenommen wird und jemand verlässlich zurückruft, als wer den Hörer abnimmt.
Kann ich meine bestehende Rufnummer behalten?
Ja. Ihre Nummer bleibt, wie sie ist. Sie leiten Anrufe an den Assistenten weiter, zum Beispiel nur dann, wenn Sie nicht abheben, außerhalb der Geschäftszeiten oder immer. Diese Regel ändern Sie jederzeit selbst.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel wenige Tage. Wir nehmen auf, wie bei Ihnen Anrufe ablaufen, welche Angaben Sie je Anliegen brauchen und wohin die Zusammenfassungen gehen sollen. Danach hören Sie den Assistenten im Probebetrieb und wir stellen nach, bis er klingt wie Ihr Betrieb.
Hören Sie, wie der Assistent für Ihren Betrieb klingt.
Kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten. Wir klären, welche Anrufe bei Ihnen eingehen, was der Assistent übernehmen soll, und nennen Ihnen Einrichtung und Monatspauschale.