Ausgangslage in einem Satz, Ergebnis in einem Satz. Echte Referenzen und Lösungsbeispiele sind sichtbar getrennt: Ein Beispiel ist kein Kundenfall.
Ausgangslage. Ein ERP, für den Betrieb überdimensioniert, band hohe laufende Lizenzkosten und zwang den Auftragsdurchlauf in Abläufe, die nicht zum Betrieb passten.
Ergebnis. Eine eigene Warenwirtschaft mit niedrigen Lizenzkosten, vollem Prozessfit von der Auftragsbestätigung bis zum Lieferschein, hohem Automatisierungsgrad und spürbarer Entlastung der Mitarbeiter.
Ausgangslage. Eingangsrechnungen kamen per Post und Mail, wurden abgetippt, gegen Lieferschein und Wareneingang geprüft und zur Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen.
Ergebnis. Rechnungen werden automatisch ausgelesen, mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und zur Freigabe vorgelegt; der Ablauf, den wir am häufigsten automatisiert haben.
Ausgangslage. Bei rund 250 Mitarbeitern wurden Zeiten auf Papier erfasst, und Erfassung und Prüfung banden jeden Monat Verwaltungskapazität.
Ergebnis. Erfassung, Prüfung und Weitergabe an die Lohnabrechnung laufen digital und folgen dem bestehenden Ablauf; die Verwaltung tippt keine Stundenzettel mehr ab, und die Zeiten stehen für die Nachkalkulation je Einsatz bereit.
Ausgangslage. Erfahrungswissen über Kunden, Anlagen, Rüstzeiten und Fehlerbilder war an einzelne Personen gebunden und über Mails, Ordner und Köpfe verteilt.
Ergebnis. Eine zentrale, durchsuchbare Wissensbasis, die im Alltag aus Serviceberichten und Einträgen wächst und das Wissen der Mitarbeiter im Unternehmen hält.
Ausgangslage. Artikel-, Kunden- und Anlagendaten lagen isoliert in vielen Dateien und Ordnern, mit mehreren Versionen im Umlauf und niemandem, der die gültige kannte.
Ergebnis. Eine Oberfläche mit zentraler Pflege, Pflichtfeldern und Änderungsprotokoll; die Daten sind gesichert, stets aktuell und für Innendienst und Außendienst dieselben.
Ausgangslage. Angebote entstehen aus der letzten Vorlage mit Preisen aus mehreren Quellen, und die Angebotsdurchlaufzeit wird in Tagen gezählt, nicht in Stunden.
Ergebnis. Aus Anfrage und Stückliste entsteht der Angebotsentwurf mit Preisen aus der Kalkulation, der Vertrieb prüft und versendet, und das Nachfassen läuft automatisch.
Beispiel: so kann ein System für diesen Ablauf aussehen.
Ausgangslage. Die Vorkalkulation lebt in einer Tabelle, die nur eine Person versteht, und eine Nachkalkulation je Auftrag findet nicht statt, weil die Ist-Zeiten woanders liegen.
Ergebnis. Eine Kalkulationsanwendung mit Stücklisten, Zuschlägen und Stundensätzen, die aus Ist-Zeiten und Ist-Material automatisch die Nachkalkulation je Auftrag erzeugt.
Beispiel: so kann ein System für diesen Ablauf aussehen.
Ausgangslage. Anfragen landen als Mail im Postfach, werden je nach Tagesform weitergeleitet, und ob der Außendienst nachgefasst hat, weiß der Innendienst nicht.
Ergebnis. Jede Anfrage wird als Vorgang angelegt, qualifiziert, dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet und nach festen Fristen nachgefasst, mit Übergabe an Angebot und Auftragsbestätigung.
Beispiel: so kann ein System für diesen Ablauf aussehen.
Ausgangslage. Auftragsbestand, Auslastung, Reklamationsquote und offene Posten werden vor jeder Besprechung aus mehreren Systemen in eine Tabelle kopiert, und der Monatsbericht ist fertig, wenn der Monat vorbei ist.
Ergebnis. Ein Dashboard, das täglich aus ERP, Buchhaltung und Zeiterfassung aktualisiert wird und jede Kennzahl bis zum Beleg nachvollziehbar macht.
Beispiel: so kann ein System für diesen Ablauf aussehen.
Ausgangslage. Die Reihenfolge der Aufträge steht auf einer Wandtafel, Rüstzeiten werden geschätzt, und ein Eilauftrag bringt die Planung der ganzen Woche durcheinander.
Ergebnis. Eine Plantafel mit Maschinenbelegung, Rüstzeit und Priorität, die Verschiebungen durchrechnet und Büro und Werkstatt denselben Stand zeigt.
Beispiel: so kann ein System für diesen Ablauf aussehen.
Ausgangslage. Prüffristen für Maschinen, Geräte und Prüfmittel stehen in einer Liste, die niemand regelmäßig öffnet, und Werkzeuge werden gesucht, statt entnommen.
Ergebnis. Anlagen, Werkzeuge und Prüfmittel mit Standort, Prüffrist und Wartungshistorie in einem System, per QR-Code am Gerät erreichbar, mit Erinnerung vor Ablauf.
Beispiel: so kann ein System für diesen Ablauf aussehen.
Ausgangslage. Das Projektbudget steht im Angebot, die Ist-Kosten in Buchhaltung und Zeiterfassung, und ob ein Projekt aus dem Ruder läuft, zeigt erst die Nachkalkulation nach Abschluss.
Ergebnis. Soll und Ist je Projekt laufend gegenübergestellt, mit Abschlagsrechnungen, Nachträgen und Restbudget, damit Abweichungen auffallen, solange sich noch gegensteuern lässt.
Beispiel: so kann ein System für diesen Ablauf aussehen.
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