06Baustein · Dokumenten- & Datenverwaltung

Wissensmanagement und Dokumentenverwaltung im Betrieb

Verträge, Pläne und Projektdaten strukturiert und sicher an einem Ort statt Ordner-Chaos.

Wissensdatenbank zur Sicherung von Erfahrungswissen im Tiefbau

Aus einem Kundenprojekt, anonymisiert

Die aktuelle Zeichnung liegt im Projektordner, die Vorversion in der Mail, der Vertrag im Schrank und der Prüfnachweis auf dem Rechner des Kollegen. Wer etwas sucht, fragt herum. Wer etwas ändert, hofft, dass niemand mit der alten Version weiterarbeitet.

Eine Dokumenten- und Datenverwaltung legt fest, wo etwas liegt, wer es sehen darf und welche Version gilt. Dokumente hängen am Vorgang: am Auftrag, an der Anlage, am Kunden. Sie werden nicht abgelegt, sondern zugeordnet. Und sie sind durchsuchbar, auch im Inhalt.

Wir bauen auf dem auf, was Sie haben: SharePoint, ein Dateiserver, ein bestehendes Archiv. Wo Daten in vielen Tabellen verstreut sind, führen wir sie in einer Oberfläche zusammen, mit zentraler Pflege und klaren Zuständigkeiten.

Was wir bauen

Strukturierte Ablage nach Vorgang

Dokumente werden Auftrag, Projekt, Anlage oder Kunde zugeordnet. Die Ordnerstruktur entsteht aus dem System, nicht aus Gewohnheit.

Versionierung und Freigabe

Zeichnungen, Verträge und Arbeitsanweisungen mit Versionsstand, Freigabeschritt und Änderungshistorie. Es gilt immer die freigegebene Fassung.

Verstreute Daten in einem System

Artikeldaten, Kundendaten, Anlagenlisten oder Preise, die heute in Tabellen liegen, bekommen eine Oberfläche mit Pflichtfeldern, Rechten und Änderungsprotokoll.

Volltextsuche und Wissensdatenbank

Suche über Inhalte, auch in gescannten Dokumenten. Erfahrungswissen aus Köpfen wird als durchsuchbare Wissensbasis gesichert, bevor jemand in den Ruhestand geht.

Nachweise und Fristen

Prüfnachweise, Zertifikate und Verträge mit Gültigkeit und Frist. Was abläuft, meldet sich, bevor es abgelaufen ist.

Anbindung und Archivierung

Belege aus ERP und DATEV werden automatisch abgelegt. Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Ablage werden berücksichtigt.

Typische Anwendungsfälle

Projektakte für Bau und Anlagenbau: Pläne, Aufmaße, Leistungsnachweise, Abschlagsrechnungen
Anlagen- und Gerätedokumentation mit Prüfnachweisen und Prüffristen
Vertragsverwaltung mit Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verantwortlichen
Zeichnungs- und Stücklistenverwaltung mit Freigabe für die Fertigung
Wissensdatenbank für Service und Werkstatt: Fehlerbilder, Lösungen, Einstellwerte
Zentrale Stammdatenpflege für Artikel, Kunden und Lieferanten

Fragen zu diesem Baustein

Wir haben SharePoint. Reicht das nicht?

SharePoint ist eine gute Grundlage, und oft bauen wir darauf auf. Was fehlt, ist meist die Struktur nach Vorgang, die Verbindung zum ERP und die Disziplin, die ein System erzwingt. Genau das ergänzen wir.

Wie bekommen wir die alten Dokumente ins neue System?

Das hängt von der Datenlage ab. Was in Ordnern mit erkennbarer Struktur liegt, wird automatisch übernommen und zugeordnet. Der Rest wird gezielt migriert oder bleibt als Archiv erreichbar. Wir prüfen das in der Prozessaufnahme und sagen ehrlich, was geht.

Was ist mit dem Wissen, das nur in Köpfen steckt?

Dafür bauen wir eine Wissensdatenbank, die im Alltag befüllt wird: aus Serviceberichten, Reklamationen und kurzen Einträgen der Erfahrenen. Ein Assistent macht sie durchsuchbar. Das Wissen der Mitarbeiter bleibt im Unternehmen.

Weitere Bausteine

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