Eine Buchhalterin in einem Metallbaubetrieb bekommt am Morgen eine Mail vom Stahlhändler. Im Anhang hängt wie immer die Rechnung, diesmal aber als Datei mit der Endung .xml. Sie klickt darauf, der Browser öffnet sich, und statt einer Rechnung sieht sie Hunderte Zeilen mit spitzen Klammern, Kürzeln und Zahlen ohne Zusammenhang. Sie schreibt dem Lieferanten, er möge bitte eine richtige Rechnung schicken. Der antwortet freundlich, dass das die richtige Rechnung sei: eine XRechnung, wie seit 2025 vorgeschrieben.
Diese Szene spielt sich seit Anfang 2025 in vielen Betrieben ab. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, sie zu verschicken, folgt in Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000, ab 2028 für alle. Wer E-Rechnungen bekommt, muss sie also lesen können, und zwar unabhängig davon, welche Software der Absender benutzt hat. Dieser Beitrag erklärt, was in den Dateien steckt, wie Sie eine E-Rechnung öffnen und was Sie prüfen sollten, bevor Sie bezahlen.
Kurz gesagt: Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Druckbild; lesbar wird sie erst durch ein Programm, das die Felder der Norm EN 16931 kennt. Drei Wege führen dahin: die eigene Buchhaltungssoftware, ein Online-Dienst, bei dem die Rechnung das Haus verlässt, oder ein Viewer, der lokal auf Ihrem Rechner arbeitet. Der kostenlose E-Rechnung Viewer der vdw GmbH öffnet XRechnung und ZUGFeRD im Browser, prüft Summen, Steuer, Pflichtangaben und IBAN und lässt die Datei auf Ihrem Gerät.
Zwei Formate, ein Inhalt: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland begegnen Ihnen im Wesentlichen zwei Formate. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Druckbild. Sie wurde für Rechnungen an Behörden entwickelt und wird inzwischen auch zwischen Unternehmen verschickt. Das ZUGFeRD-Format, international Factur-X genannt, ist ein PDF, in dem dieselben strukturierten Daten als unsichtbare Datei eingebettet sind. Man sieht eine gewohnte Rechnung, aber im Inneren steckt der Datensatz.
Beide Formate folgen derselben europäischen Norm, der EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie heißen: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer mit Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Käufer, Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Steueraufschlüsselung, Summen, Zahlungsangaben. Jedes Feld hat eine Kennung, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-115 für den Zahlbetrag. Programme lesen diese Kennungen, Menschen brauchen eine Übersetzung.
Wichtig ist eine Regel, die viele überrascht: Bei einem ZUGFeRD-PDF ist nicht das Druckbild die Rechnung, sondern der eingebettete Datensatz. Steht im PDF ein anderer Betrag als im XML, gilt das XML. Das ist selten, aber es kommt vor, etwa wenn ein Rechnungsprogramm das Layout aus einer alten Vorlage erzeugt und die Daten aus einer neuen. Wer nur das Druckbild liest, prüft also die falsche Hälfte.
Warum sieht eine XRechnung wie Code aus?
Eine XRechnung enthält kein Layout, keine Schrift, keine Tabelle. Sie enthält Felder. Das ist Absicht: Ein Datensatz lässt sich von jedem Programm fehlerfrei einlesen, ein Layout nicht. Für die Buchhaltung bedeutet das, dass die Rechnung direkt in die Software übernommen werden kann, ohne Abtippen und ohne Erkennungsfehler. Für den Menschen bedeutet es, dass er ohne Programm nichts sieht.
Es gibt sogar zwei Schreibweisen für dieselbe XRechnung, UBL und CII genannt. Beide sind zulässig, beide enthalten dieselben Angaben, und beide sehen für das Auge gleich unlesbar aus. Ein guter Viewer liest beide und zeigt sie identisch an. Für Sie als Empfänger spielt die Schreibweise keine Rolle, solange Ihr Werkzeug sie kennt.
Wie öffnet man eine E-Rechnung? Drei Wege
Der erste Weg ist Ihre Buchhaltungssoftware. Die meisten aktuellen Programme können E-Rechnungen einlesen und anzeigen. Das ist der richtige Weg, wenn Sie ohnehin dort buchen. Er hat zwei Haken: Nicht jeder im Betrieb hat Zugang zur Buchhaltungssoftware, und nicht jede Rechnung soll sofort gebucht werden. Die Kollegin im Einkauf, die nur prüfen will, ob der Lieferant die vereinbarten Preise berechnet hat, braucht keinen Buchungsvorgang, sondern eine Ansicht.
Der zweite Weg sind Online-Dienste, bei denen Sie die Datei hochladen und eine lesbare Ansicht zurückbekommen. Das funktioniert, aber Sie geben eine Rechnung mit Beträgen, Bankverbindung und Geschäftsbeziehung aus der Hand. Für viele Betriebe ist das kein Problem, für manche schon, und spätestens bei Rechnungen mit vertraulichen Projektbezügen sollte man es sich überlegen.
Der dritte Weg ist ein Viewer, der lokal auf Ihrem Rechner arbeitet. Sie öffnen die Datei, das Programm liest die Felder und baut daraus eine Ansicht, die wie eine Papierrechnung aufgebaut ist. Nichts verlässt Ihr Gerät. Wir haben einen solchen Viewer gebaut und stellen ihn Unternehmen kostenlos bereit: den E-Rechnung Viewer der vdw GmbH. Er läuft im Browser, lässt sich wie ein Programm installieren und öffnet XRechnung wie ZUGFeRD.
Was sollten Sie prüfen, bevor Sie bezahlen?
Lesbar ist der erste Schritt, geprüft der zweite. Eine E-Rechnung kann vollständig und formal gültig sein und trotzdem falsche Zahlen enthalten. Die Norm liefert dafür Rechenregeln, die ein Viewer anwenden kann, und genau diese Regeln sollten Sie kennen, auch wenn Sie sie nicht selbst nachrechnen.
Die Summe der Positionen muss die Positionssumme ergeben. Das klingt banal, ist aber die Stelle, an der Teilrechnungen schiefgehen: Wenn ein Programm in eine Abschlagsrechnung versehentlich alle Positionen des Auftrags schreibt, stimmt der Kopf, die Positionen stimmen nicht, und nur wer beides vergleicht, merkt es. Der Nettobetrag muss die Positionssumme abzüglich Rabatte und zuzüglich Zuschläge sein. Jede Steuerzeile muss zum Steuersatz passen, also die Bemessungsgrundlage mal den Satz. Der Bruttobetrag ist Netto plus Steuer, und der Zahlbetrag ist Brutto abzüglich dessen, was bereits gezahlt wurde.
Dazu kommen die Pflichtangaben. Fehlen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, ist die Rechnung umsatzsteuerlich nicht ordnungsgemäß, und Sie dürfen die Vorsteuer nicht ziehen. Fehlt das Fälligkeitsdatum und gibt es auch keine Zahlungsbedingung, wissen Sie nicht, wann Sie zahlen müssen. Und die IBAN hat eine Prüfsumme: Eine IBAN mit Zahlendreher fällt bei der Prüfsumme auf, bevor das Geld falsch überwiesen ist.
Ein Viewer, der diese Regeln anwendet, zeigt Ihnen am Ende eine von drei Antworten: Alles stimmig, bitte nachfragen, oder Fehler gefunden. Das ersetzt nicht die amtliche Prüfung, die es für XRechnungen an Behörden gibt, und keine steuerliche Beratung. Es beantwortet aber die Frage, die in der Buchhaltung tatsächlich gestellt wird: Kann ich das bezahlen und buchen?
Besondere Fälle, auf die Sie achten sollten
Eine Gutschrift ist keine Rechnung mit negativem Vorzeichen, sondern ein eigener Belegtyp. Der Betrag ist eine Forderung an den Aussteller, keine Zahlungspflicht. Ein Viewer sollte das sichtbar machen, sonst wird aus einer Gutschrift schnell eine Überweisung.
Eine Rechnungskorrektur bezieht sich auf eine frühere Rechnung. Fehlt der Bezug, wissen Sie nicht, was korrigiert wurde. Bei Teilrechnungen und Schlussrechnungen im Bau müssen die bisherigen Zahlungen berücksichtigt sein, sonst zahlen Sie doppelt. Und bei Rechnungen aus dem EU-Ausland mit Umkehr der Steuerschuld steht keine Steuer auf der Rechnung, dafür muss Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer darauf stehen.
Diese Fälle sind der Grund, warum das Lesen einer E-Rechnung nicht nur eine technische Frage ist. Wer die Struktur einmal verstanden hat, erkennt sie schneller als auf Papier, weil die Felder eindeutig benannt sind.
Wie wir dabei helfen
Für das Lesen und Prüfen stellen wir den E-Rechnung Viewer kostenlos bereit: XRechnung in beiden Schreibweisen, ZUGFeRD und Factur-X in allen Profilen, Prüfung nach den Regeln der EN 16931, Druck der lesbaren Fassung für die Akte, alles lokal auf Ihrem Gerät und ohne Anmeldung. Er lässt sich auf Windows, Mac, Tablet und Smartphone als App installieren, ohne Administratorrechte.
Wenn bei Ihnen der Rechnungseingang insgesamt von Hand läuft, also Rechnungen per Mail ankommen, ausgedruckt, abgezeichnet, abgetippt und abgeheftet werden, schauen wir uns den Ablauf gemeinsam an. Vom Posteingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchung und Zahlung lässt sich ein Großteil so einrichten, dass eine E-Rechnung ohne Abtippen in Ihrer Buchhaltung landet. Und für die Pflicht, ab 2027 selbst E-Rechnungen auszustellen, prüfen wir mit Ihnen, ob Ihr Rechnungsprogramm das kann und was im Ablauf davor noch fehlt. Beides beginnt mit einem Erstgespräch von dreißig Minuten.
Was bleibt
Eine E-Rechnung ist kein unlesbares Ärgernis, sondern ein Datensatz, der sich lesen lässt, sobald man das passende Werkzeug hat. Entscheidend ist, dass Sie den strukturierten Teil lesen und prüfen, nicht nur das Druckbild. Mit einem lokalen Viewer geht das in Sekunden, kostenlos und ohne dass eine Rechnung Ihr Haus verlässt. Alles Weitere, vom automatischen Rechnungseingang bis zum eigenen Versand von E-Rechnungen, ist eine Frage des Ablaufs, und über Abläufe sprechen wir gern.
Stand: 13. Oktober 2026, Autor: Olaf von Deines, vdw GmbH, Lennestadt
Warum kann ich eine XRechnung nicht einfach öffnen?
Weil eine XRechnung keine Datei zum Ansehen ist, sondern ein Datensatz für Programme. Sie enthält alle Angaben einer Rechnung in fester Struktur, aber kein Layout. Ein Browser oder Editor zeigt deshalb nur die rohen Felder. Lesbar wird sie erst durch ein Programm, das die Struktur kennt und daraus eine Ansicht baut.
Reicht es, wenn ich das ZUGFeRD-PDF ausdrucke und abhefte?
Für den Blick auf die Rechnung ja, für die Buchhaltung nicht. Rechtlich maßgeblich ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Datensatz, nicht das Druckbild. Weichen beide voneinander ab, gilt das XML. Deshalb sollte man die eingebetteten Daten wenigstens einmal lesbar prüfen, bevor man zahlt oder bucht.
Was prüft ein E-Rechnung Viewer, was ich mit dem Auge nicht sehe?
Ob die Positionen die Nettosumme ergeben, ob die Steuer zum Steuersatz passt, ob Brutto abzüglich Vorauszahlung den Zahlbetrag ergibt, ob die IBAN eine gültige Prüfsumme hat und ob Pflichtangaben wie Steuernummer oder Rechnungsdatum vorhanden sind. Jeder Befund trägt das Regelkürzel der Norm EN 16931, so dass man ihn dem Aussteller nennen kann.
Muss ich für das Öffnen von E-Rechnungen Software kaufen?
Nein. Zum Lesen und Prüfen reicht ein kostenloser Viewer, der die Datei lokal auf Ihrem Rechner verarbeitet. Software brauchen Sie erst, wenn Sie E-Rechnungen in größerer Zahl verarbeiten, automatisch buchen oder ab 2027 selbst ausstellen müssen.
Olaf von Deines
Geschäftsführer der vdw GmbH. Kommt aus Vertrieb und Verantwortung im industriellen Mittelstand und schreibt über Abläufe, Engpässe und das, was Beratung im Betrieb wirklich ändert.