Ein Metallbaubetrieb im Kreis Olpe arbeitet seit zwei Jahren mit Microsoft 365. Die Mails laufen über Outlook, die Zeichnungen liegen in SharePoint, Teams ersetzt das Telefon zwischen Büro und Halle. Und trotzdem liegt jede Bestellung über einem bestimmten Betrag als Ausdruck auf dem Schreibtisch des Geschäftsführers, bis er sie abzeichnet. Ist er beim Kunden, wartet der Einkauf.
Irgendwann sagt jemand im Innendienst: Das müsste doch mit dem gehen, was wir ohnehin bezahlen. Der Satz ist richtig. Die Frage ist nur, wie weit er trägt. Denn zwischen „geht mit Bordmitteln” und „braucht eigene Software” liegt ein Bereich, in dem viele Betriebe zu lange in die eine oder die andere Richtung laufen.
Dieser Beitrag zieht die Grenze so, wie wir sie in der Power Platform Beratung ziehen, mit Beispielen aus Fertigung und Handwerk.
Kurz gesagt: Die Power Platform passt für Freigaben, Formulare und Erinnerungen zwischen Menschen, die ohnehin in Microsoft 365 arbeiten. Power Automate führt aus, Power Apps ist die Maske, Dataverse die Datenbank. Grenzen setzen Logik, die rechnet oder viele Sonderfälle hat, Nutzer außerhalb des Büros, Premium-Konnektoren mit Zusatzlizenz und Kernprozesse, die über Jahre laufen sollen. Oft ist die Antwort eine Mischung: Eine eigene Anwendung rechnet, ein Flow verteilt.
Was bedeuten die drei Bausteine im Betrieb?
Die Power Platform besteht aus mehreren Teilen, drei davon braucht ein mittelständischer Betrieb im Alltag. Power Automate ist der Laufbursche: Wenn in SharePoint ein Dokument abgelegt wird, wenn eine Mail mit einem bestimmten Betreff ankommt oder wenn jemand ein Formular abschickt, dann passiert etwas, ohne dass ein Mensch klickt. Eine Mail geht raus, eine Zeile landet in einer Liste, eine Aufgabe erscheint in Teams.
Power Apps ist die Maske dazu. Statt einer Excel-Tabelle, in die der Meister nach der Schicht Stückzahlen einträgt, gibt es eine kleine Oberfläche auf dem Tablet in der Halle mit genau den vier Feldern, die gebraucht werden. Die Daten landen dort, wo sie hingehören, und niemand tippt sie ein zweites Mal ab.
Dataverse ist der Ort, an dem diese Daten liegen, wenn SharePoint-Listen nicht mehr reichen: eine richtige Datenbank mit Tabellen, Beziehungen und Berechtigungen, die zu Microsoft 365 gehört. Wer eine Werkzeugausgabe, eine Reklamationsliste oder einen Maschinenpark mit vielen tausend Datensätzen abbilden will, kommt früher oder später hier an.
Welche Einsätze lohnen sich fast immer?
Der erste ist die Freigabe. Bestellanforderung, Urlaubsantrag, Angebot über einer bestimmten Summe: Jemand füllt etwas aus, jemand anderes muss zustimmen. Power Automate schickt die Anfrage an die richtige Person, nimmt die Entscheidung per Klick in Teams oder in der Mail entgegen und protokolliert, wer wann was freigegeben hat. Der Geschäftsführer aus dem Beispiel oben zeichnet beim Kunden auf dem Handy ab, und der Einkauf bestellt noch am selben Tag.
Der zweite ist das Formular. Schadensmeldung an einer Maschine, Rückmeldung von der Baustelle, Besuchsbericht aus dem Außendienst: alles, was heute auf einem Zettel oder in einer WhatsApp-Nachricht ankommt und dann abgetippt wird. Ein Formular in Power Apps oder Microsoft Forms, dahinter ein Flow, der die Angaben in eine Liste schreibt und den Zuständigen informiert. Der Zettel entfällt, die Rückfrage „was stand da noch mal” ebenfalls.
Der dritte ist die Benachrichtigung. Ein Lieferschein ist in den Ordner gelegt worden, eine Prüffrist läuft in vierzehn Tagen ab, eine Rechnung liegt seit drei Wochen unbezahlt in der Ablage. Power Automate schaut regelmäßig nach und meldet sich, bevor jemand suchen muss. Das klingt unscheinbar, ist aber oft der Einsatz mit dem schnellsten Nutzen, weil er nichts am bestehenden Ablauf ändert und trotzdem das Vergessen abschafft.
In allen drei Fällen sind die Daten einfach und der Ablauf geradlinig, und die Beteiligten arbeiten ohnehin in Microsoft 365. Unter diesen Bedingungen ist die Power Platform meist schneller gebaut als eigene Software.
Wo beginnen die Grenzen?
Die erste Grenze ist die Komplexität. Ein Flow mit fünf Schritten liest sich wie ein Rezept. Ein Flow mit fünfzig Schritten, drei Verzweigungen und Ausnahmen für Sonderkunden liest niemand mehr, auch nicht die Person, die ihn gebaut hat. Spätestens wenn im Ablauf gerechnet wird, Stücklisten aufgelöst oder Preise nach Regeln bestimmt werden, wird aus dem Baukasten ein Bastelprojekt. Was in einer Programmiersprache zehn Zeilen sind, wird in der Oberfläche zu einer Wand aus Kästchen.
Die zweite ist das Lizenzmodell. Was in Microsoft 365 enthalten ist, reicht für Flows zwischen Outlook, SharePoint, Teams und Forms. Sobald ein Flow auf eine SQL-Datenbank, auf Dataverse oder auf eine eigene Schnittstelle zugreift, gilt der Konnektor als Premium, und dafür braucht jeder Nutzer oder jeder einzelne Flow eine zusätzliche Lizenz. Für eine App mit zehn Nutzern ist das überschaubar. Für eine Anwendung, mit der jeder in der Halle arbeiten soll, wird es zu einer Rechnung, die man vorher aufstellen sollte. Die Bedingungen ändern sich zudem regelmäßig, weshalb wir hier keine Preise nennen und raten, sie vor jeder Entscheidung aktuell zu prüfen.
Die dritte ist die Abhängigkeit. Ein Flow lebt im Mandanten des Betriebs, aber er lebt nach Microsofts Regeln. Konnektoren werden umgebaut, Funktionen laufen aus, eine Lizenzänderung kann einen Flow über Nacht stilllegen. So funktioniert ein Mietmodell. Wer seinen Kernprozess darauf setzt, sollte wissen, dass er die Spielregeln nicht bestimmt.
Die vierte ist die Pflege. Flows entstehen oft nebenbei, von der Kollegin, die sich dafür interessiert. Geht sie, bleiben zwanzig Flows unter ihrem Namen, die niemand versteht und die laufen, bis sie es nicht mehr tun. Wer die Power Platform ernsthaft nutzt, braucht Namenskonventionen, eine Übersicht und eine Person, die zuständig ist. Das gilt für Individualsoftware genauso, nur vergisst es dort niemand, weil ein Entwickler dabei war.
Wie treffen Sie die Entscheidung?
Der Weg, den wir in der Power Platform Beratung gehen, beginnt nicht beim Werkzeug, sondern beim Ablauf. Erst wird aufgeschrieben, was heute passiert, wer beteiligt ist und wo es hakt. Dann werden einige Fragen beantwortet, die den Ausschlag geben.
| Frage | Spricht für die Power Platform | Spricht für Individualsoftware |
|---|---|---|
| Wer nutzt es? | Büro, Innendienst, Mitarbeiter mit Microsoft-Konto | Halle, Baustelle, Kunden, Lieferanten |
| Wie komplex ist die Logik? | Weiterleiten, freigeben, erinnern | Rechnen, prüfen, Varianten, Sonderfälle |
| Wo liegen die Daten? | In SharePoint, Outlook, Teams | In ERP, Warenwirtschaft, eigener Datenbank |
| Wie lange soll es laufen? | Übergangslösung, Versuch | Kernprozess über Jahre |
| Wer pflegt es später? | Jemand im Haus mit Zeit und Interesse | Ein Entwickler, intern oder extern |
Oft ist die Antwort nicht entweder oder. Eine eigene Anwendung übernimmt die Kalkulation, und ein Flow in Power Automate schickt die fertige Freigabe in Teams. Oder eine Power App läuft ein Jahr lang als Versuch, bis klar ist, was die Halle wirklich braucht, und wird dann durch etwas Eigenes ersetzt. Beides ist in Ordnung, solange es eine Entscheidung ist und kein Zufall.
Wer die Power Platform nur deshalb wählt, weil die Lizenz schon da ist, zahlt am Ende oft doppelt: erst mit Zeit, dann mit dem Umbau.
Wie wir dabei helfen
Wir kennen Microsoft 365 und die Power Platform aus vielen Projekten und bauen zugleich Individualsoftware. Deshalb können wir beides empfehlen und tun es je nach Fall. In der Power Platform Beratung nehmen wir Ihren Ablauf auf, rechnen vor dem Bauen durch, was mit vorhandenen Lizenzen geht und was dazukommt, und sagen offen, wo eine eigene Anwendung die bessere Wahl ist. Am Ende gehören Flows, Apps und Dokumentation Ihnen, mit einer Übersicht, die auch der nächste Kollege versteht.
Was bleibt
Schreiben Sie den Ablauf auf, bevor Sie das Werkzeug wählen. Mit dieser Beschreibung beantwortet die Tabelle oben in wenigen Minuten, ob die Power Platform trägt oder eine eigene Anwendung nötig ist. Die Grenze liegt im Ablauf. Wer den zuerst aufschreibt, trifft die Entscheidung in einer Stunde statt in einem Jahr.
Stand: 10. November 2026, Autor: Dorian Wolf, vdw GmbH, Lennestadt
Reicht die Microsoft-365-Lizenz, die wir schon haben, für Power Automate aus?
Für Abläufe zwischen Outlook, SharePoint, Teams und Forms in der Regel ja. Sobald ein Flow auf eine SQL-Datenbank, auf Dataverse oder auf eine eigene Schnittstelle zugreift, gilt der Konnektor als Premium und braucht eine zusätzliche Lizenz. Das sollte vor dem Bauen durchgerechnet werden, nicht danach.
Wann ist Individualsoftware die bessere Wahl als eine Power App?
Wenn im Ablauf gerechnet wird, viele Sonderfälle vorkommen, die Nutzer außerhalb des Büros arbeiten oder der Prozess über Jahre ein Kernprozess bleiben soll. Für Freigaben, Formulare und Erinnerungen zwischen Mitarbeitern mit Microsoft-Konto ist die Power Platform meist die schnellere Lösung.
Was passiert mit unseren Flows, wenn die Kollegin geht, die sie gebaut hat?
Ohne Vorsorge laufen sie unter ihrem Namen weiter, bis sie es nicht mehr tun, und niemand weiß warum. Deshalb gehören zu jeder ernsthaften Nutzung Namenskonventionen, eine Übersicht aller Flows und eine Person, die zuständig ist. Das richten wir von Anfang an mit ein.
Dorian Wolf
Geschäftsführer der vdw GmbH. Geschäftsführer für Beratung und Projektmanagement, über 20 Jahre im Mittelstand. Nimmt die Prozesse beim Kunden auf, leitet die Projekte, schult die Anwender und schreibt über Abläufe, Einführung und Veränderung im Betrieb.