Rechnungseingang automatisieren: in fünf Schritten zur Freigabe

Montagmorgen in einem Metallbaubetrieb im Kreis Olpe. Auf dem Schreibtisch der Sachbearbeiterin in der Buchhaltung liegt die Post, darunter drei Rechnungen des Stahlhändlers. Im Postfach des Einkäufers steckt eine vierte als PDF, weil der Lieferant sie an den geschickt hat, der bestellt hat. Eine fünfte hat der Meister in der Halle entgegengenommen, als der Monteur des Kranservice da war, und sie liegt seitdem in seiner Schreibtischschublade.

Alle fünf müssen denselben Weg gehen: erfasst werden, einer Bestellung oder einer Kostenstelle zugeordnet, sachlich geprüft, freigegeben und an die Buchhaltung übergeben. Bei fünf Rechnungen ist das eine Stunde Arbeit. Bei dreihundert im Monat wird aus dem Weg ein Engpass, und zwar nicht nur in der Buchhaltung, sondern überall dort, wo jemand auf eine Rückfrage warten muss oder Skonto verfällt, weil die Rechnung noch in der Umlaufmappe steckt.

Wer den Rechnungseingang automatisieren will, muss diesen Weg zuerst kennen. Deshalb gehen wir ihn in fünf Schritten ab und zeigen an jeder Station, wo Zeit verloren geht und was ein Workflow übernehmen kann. Am Ende steht ein Rechenbeispiel mit offen gelegten Annahmen, damit Sie den Gedanken für Ihren eigenen Betrieb nachrechnen können.

Kurz gesagt: Der Rechnungseingang wird in fünf Schritten automatisiert: ein Eingangskanal für Post, Mail und E-Rechnung, Auslesen statt Abtippen, Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, Freigabe nach hinterlegter Regel mit Erinnerung statt Umlaufmappe, Übergabe an DATEV oder das vorhandene Buchhaltungsprogramm als fertiger Beleg. Ein neues Buchhaltungsprogramm braucht es dafür nicht. Im Rechenbeispiel mit 300 Rechnungen im Monat sinkt der Aufwand von 18 auf 4 Minuten je Rechnung, also von 90 auf 20 Stunden.

Schritt eins: Alle Rechnungen kommen an einer Stelle an

Der erste Zeitverlust entsteht, bevor jemand die Rechnung überhaupt angesehen hat. Sie kommt per Post, per Mail an die Buchhaltung, per Mail an den Einkauf oder in der Hand eines Monteurs. Solange die Eingänge verstreut sind, weiß niemand, wie viele Rechnungen gerade im Haus sind und wo sie liegen. Die Frage des Lieferanten, ob seine Rechnung angekommen ist, lässt sich dann nur mit Suchen beantworten.

Der erste Schritt ist deshalb kein technischer, sondern ein organisatorischer: ein Eingangskanal. Papier wird am Tag des Eingangs gescannt, PDF-Rechnungen laufen über eine zentrale Rechnungsadresse, die den Lieferanten einmal mitgeteilt wird, und elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD landen im selben Postfach. Seit 2025 muss ohnehin jeder inländische Betrieb solche Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Der Workflow holt alles aus diesem einen Kanal ab, vergibt eine Eingangsnummer und ein Eingangsdatum und legt den Vorgang an. Erst ab diesem Moment hat die Rechnung einen Status, und erst mit einem Status lässt sich etwas steuern.

Schritt zwei: Die Daten werden gelesen, nicht abgetippt

Jetzt müssen Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto, Steuer, Brutto, Zahlungsziel und, falls vorhanden, die Bestellnummer in ein System. In vielen Betrieben tippt die Sachbearbeiterin das von der Rechnung ab, in ein Vorerfassungsbuch, eine Tabelle oder direkt in die Buchhaltung. Das dauert je Rechnung ein paar Minuten und ist die häufigste Quelle für Zahlendreher, die später beim Zahlungslauf oder beim Steuerberater auffallen.

Ein Workflow liest diese Felder aus. Bei elektronischen Rechnungen stehen sie strukturiert in der Datei, bei PDF und Scans übernimmt eine Texterkennung die Arbeit, die heute auch mit Rechnungslayouts zurechtkommt, die sie noch nie gesehen hat. Entscheidend ist nicht, dass die Erkennung immer richtig liegt, sondern dass sie weiß, wann sie unsicher ist. Dann markiert sie das Feld, und die Sachbearbeiterin prüft genau diese eine Stelle, statt alles abzutippen. Eine einfache Plausibilitätsprüfung läuft gleich mit: Netto plus Steuer muss Brutto ergeben, das Rechnungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen, die Rechnungsnummer darf bei diesem Lieferanten nicht schon einmal vorgekommen sein.

Schritt drei: Die Rechnung findet ihre Bestellung

Mit den gelesenen Daten beginnt die eigentliche Arbeit: Wozu gehört diese Rechnung? Hier liegt in den meisten Betrieben die größte Suchzeit, weil die Antwort selten in der Buchhaltung bekannt ist. Wer hat die Flachstähle bestellt, sind sie schon geliefert, stimmt die Menge auf dem Lieferschein mit der auf der Rechnung überein, war der Preis so vereinbart? Die Sachbearbeiterin ruft im Einkauf an, der Einkäufer sucht die Bestellung, der Lagerist sucht den Lieferschein.

Steht eine Bestellnummer auf der Rechnung, kann der Workflow diesen Abgleich selbst machen: Rechnung gegen Bestellung gegen Wareneingang. Stimmen Mengen und Preise innerhalb einer festgelegten Toleranz überein, ist die Rechnung sachlich geprüft, ohne dass jemand telefoniert hat. Weicht etwas ab, geht nicht die ganze Rechnung zurück, sondern genau die Abweichung an den Einkäufer, mit Bestellung und Lieferschein daneben. Rechnungen ohne Bestellung, etwa die vom Kranservice, für Strom oder für die Halle, werden über den Lieferantenstamm einer Kostenstelle und einem Verantwortlichen zugeordnet. Diese Regel wird einmal hinterlegt und gilt dann für jede Rechnung dieses Lieferanten.

Schritt vier: Prüfen und freigeben, ohne Umlaufmappe

Die sachlich geprüfte Rechnung braucht eine Freigabe. Im Alltag heißt das: Die Rechnung wird in eine Mappe gelegt oder per Mail weitergeleitet und wartet. Sie wartet beim Meister, der auf Montage ist, beim Geschäftsführer, der sie gern selbst sieht, beim Projektleiter, der nicht weiß, dass sie in seinem Postfach liegt. Nachgehalten wird das von der Sachbearbeiterin, die Listen führt und nachfragt. Währenddessen läuft die Skontofrist.

Ein Workflow kennt die Freigaberegel: wer bei welcher Kostenstelle und ab welchem Betrag freigibt, wer vertritt, wann erinnert wird. Die Rechnung erscheint beim richtigen Freigeber als Aufgabe, mit Belegbild, Bestellung und Lieferschein daneben, auf dem Rechner oder auf dem Handy in der Halle. Ein Klick genügt, und wer nach zwei Tagen nicht reagiert hat, bekommt eine Erinnerung, nach vier Tagen auch der Vertreter. Die Sachbearbeiterin sieht in einer Liste, welche Rechnung wo liegt und bei welcher die Skontofrist in drei Tagen abläuft, und muss niemanden mehr anrufen, um das zu erfahren.

Schritt fünf: Die Buchhaltung bekommt einen fertigen Beleg

Erst jetzt kommt die Rechnung dort an, wo sie in vielen Betrieben als Erstes landet: in der Buchhaltung. Der Unterschied ist, dass sie fertig ankommt. Die Daten sind gelesen und geprüft, der Bestellbezug ist hergestellt, die Kostenstelle steht fest, die Freigabe ist dokumentiert. Der Workflow schlägt die Kontierung aus dem Lieferantenstamm oder der Kostenstelle vor, und die Buchhaltung bestätigt, statt zu recherchieren.

Die Übergabe an DATEV oder das vorhandene Buchhaltungsprogramm erfolgt dann als Datensatz mit Belegbild, nicht als Ordner, der zum Steuerberater gefahren wird. Das Belegbild wird unveränderbar archiviert, mit Eingangsdatum, Freigabevermerk und Verlauf, was die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung an genau dieser Stelle erfüllt. Der Zahlungslauf kann die Skontofrist berücksichtigen, weil sie seit Schritt eins bekannt ist. Und wenn der Lieferant anruft, sieht jeder im Haus, wo seine Rechnung steht.

Was bedeutet das in Minuten?

Ein Rechenbeispiel macht die Wirkung greifbar. Es beruht auf Annahmen, nicht auf Messwerten; setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Angenommen, ein Betrieb bearbeitet 300 Eingangsrechnungen im Monat. Angenommen, heute kostet eine Rechnung im Schnitt vier Minuten für das Erfassen, sechs Minuten für Zuordnung und Rückfragen, fünf Minuten für das Einholen und Nachhalten der Freigabe und drei Minuten für Übergabe und Ablage. Das sind 18 Minuten je Rechnung und 5.400 Minuten im Monat, also 90 Stunden, verteilt auf Buchhaltung, Einkauf und Freigeber.

Tätigkeit je Rechnung	heute (Annahme)	mit Workflow (Annahme)
Erfassen	4 Minuten	1 Minute Sichtprüfung
Zuordnen und Rückfragen	6 Minuten	2 Minuten, nur bei Abweichung
Freigabe einholen und nachhalten	5 Minuten	1 Minute
Übergabe und Ablage	3 Minuten	läuft automatisch
Summe	18 Minuten	4 Minuten

Mit den angenommenen vier Minuten je Rechnung bleiben 1.200 Minuten im Monat, also 20 Stunden. Die Differenz von 70 Stunden ist Zeit, die Einkauf und Meister nicht mehr am Telefon mit der Buchhaltung verbringen. Dazu kommt, was sich schwerer in Minuten fassen lässt: Skonto, das nicht mehr verfällt, und die Antwort auf die Frage, wie viele Rechnungen gerade offen sind, in einem Blick statt in einer Stunde Suche.

Wie wir dabei helfen

Wir nehmen zuerst Ihren heutigen Weg auf: Wo kommen Rechnungen an, wer ordnet zu, wer gibt frei, wie geht es an die Buchhaltung. Daraus entsteht eine Lösungsskizze, die zeigt, welche Schritte bei Ihnen ein Workflow übernimmt und welche bewusst bei einem Menschen bleiben. Umgesetzt wird mit dem, was passt: oft mit Werkzeugen, die Sie über Microsoft 365 schon besitzen, angebunden an DATEV oder Ihr vorhandenes Buchhaltungsprogramm. Was wir dabei bauen, gehört Ihnen, mit Code, Daten und Dokumentation. Mehr dazu auf der Seite Rechnungsprozess automatisieren.

Was bleibt

Den Rechnungseingang automatisieren heißt nicht, die Buchhaltung zu ersetzen, sondern ihr fertige Belege zu geben statt Vorgänge zum Nachrecherchieren. Die Zeit geht heute nicht beim Buchen verloren, sondern beim Suchen, Nachfragen und Hinterhertelefonieren zwischen Buchhaltung, Einkauf und Halle. Wer die fünf Schritte in seinem Betrieb einmal aufzeichnet, sieht in der Regel schon beim Zeichnen, an welcher Station die Rechnungen liegen bleiben. Dort fängt man an.

Stand: 6. Oktober 2026, Autor: Olaf von Deines, vdw GmbH, Lennestadt