Wir automatisieren Ihren Rechnungsprozess in beide Richtungen: Eingangsrechnungen werden erfasst, gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und zur Freigabe an die richtige Person geleitet; Ausgangsrechnungen entstehen aus Auftragsbestätigung und Lieferschein, ohne dass jemand Positionen abtippt. Der Rechnungsprozess ist der Ablauf, den wir in unseren Projekten am häufigsten automatisiert haben, weil er in jedem Betrieb wiederkehrt, in jedem Betrieb Verwaltungszeit bindet und sich sein Nutzen vorher berechnen und nachher messen lässt.
Das Ergebnis ist ein Ablauf, bei dem Belege nicht mehr in Postfächern und Ablagekörben liegen, sondern im System mit Status, Frist und Verantwortlichem. Ihre Buchhaltung prüft Ausnahmen, statt jeden Beleg anzufassen, und Ihr Steuerberater bekommt saubere Daten statt Papierstapel. Die Pflicht zur E-Rechnung nehmen wir dabei gleich mit, in beide Richtungen.
- Die Erfassung von Eingangsrechnungen aus E-Mail, Scan und E-Rechnung, mit automatischem Auslesen der Belegdaten und Zuordnung zu Lieferant, Bestellung und Kostenstelle. Was das System nicht sicher zuordnen kann, legt es zur Prüfung vor, statt es stillschweigend zu verbuchen, und lernt aus der Korrektur.
- Einen Freigabelauf mit Prüfung gegen Bestellung und Wareneingang, Vertretungsregeln und Erinnerungen, damit Skontofristen nicht verstreichen und keine Rechnung im Urlaub eines Kollegen liegen bleibt. Jeder Beleg hat jederzeit einen Status und einen Verantwortlichen, und die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, was fällig ist.
- Die Erzeugung von Ausgangsrechnungen, Teil- und Schlussrechnungen aus Ihren Auftragsdaten, einschließlich E-Rechnung im geforderten Format. Aus dem Lieferschein wird die Rechnung, nicht aus einer neuen Eingabe, und Abschläge und Teilrechnungen bleiben dem Auftrag sauber zugeordnet.
- Die Übergabe an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware, den Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto und ein Mahnwesen, das nach Ihren Regeln arbeitet und Ihre Stammkunden so behandelt, wie Sie es wollen. Offene Posten sehen Sie täglich, nicht erst beim Monatsabschluss.
Referenz: Rechnungsprozess automatisiert
Für unsere Kunden haben wir die manuelle Rechnungsverarbeitung durch einen automatisierten Ablauf ersetzt, vom Belegeingang bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Es ist der am häufigsten automatisierte Prozess in unserem Portfolio, und er eignet sich als Einstieg, weil er sich einzeln beauftragen lässt und keine Änderung an Ihren übrigen Systemen voraussetzt. Der Nutzen lässt sich vorher berechnen, weil Belegzahl und Bearbeitungszeit je Beleg in jedem Betrieb bekannt sind. Die anonymisierte Beschreibung finden Sie auf unserer Referenzseite.
AnsehenWir brauchen einen Ansprechpartner aus Buchhaltung oder Auftragsabwicklung, der den Ablauf kennt; keine eigene IT, kein Projektteam. Die Aufnahme läuft über kurze digitale Befragungen, den Rest machen wir, einschließlich der Abstimmung mit Ihrem Steuerberater und der Einrichtung der E-Rechnung.